大學(xué)檔案管理制度

時(shí)間：2023-02-02 10:32:55 制度我要投稿

大學(xué)檔案管理制度

　　在不斷進(jìn)步的時(shí)代，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編為大家收集的大學(xué)檔案管理制度，歡迎大家分享。

大學(xué)檔案管理制度

大學(xué)檔案管理制度1

　　為貫徹原國(guó)家教委《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室工作規(guī)程》的精神和規(guī)定，科學(xué)規(guī)范地做好實(shí)驗(yàn)室工作的檔案管理，提高實(shí)驗(yàn)室功能和效率，使實(shí)驗(yàn)室更好地為科研教學(xué)服務(wù)，更好地評(píng)估實(shí)驗(yàn)教學(xué)投資收益，特制定本制度。

　　一、實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案管理的內(nèi)容

　　1、實(shí)驗(yàn)中心（室）概況：學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門(mén)下發(fā)的實(shí)驗(yàn)中心（室）建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實(shí)驗(yàn)中心（室）建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實(shí)驗(yàn)中心（室）占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。

　　2、實(shí)驗(yàn)中心（室）任務(wù)：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目、每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)開(kāi)課記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)科表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的`考核方法及歷年試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄，承擔(dān)的科研和社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目及工作量。

　　3、實(shí)驗(yàn)中心（室）儀器設(shè)備、低制耐用品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計(jì)帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄說(shuō)明書(shū)、使用記錄、說(shuō)明書(shū)等，材料領(lǐng)用記錄等。

　　4、實(shí)驗(yàn)中心（室）管理制度和工作記錄：實(shí)驗(yàn)中心（室）人員崗位責(zé)任制、實(shí)驗(yàn)中心（室）專職人員工作日志、實(shí)驗(yàn)中心（室）研究活動(dòng)記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況，實(shí)驗(yàn)中心（室）工作計(jì)劃、研究論文、成果鑒定證書(shū)、自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　5、實(shí)驗(yàn)中心（室）經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗(yàn)中心（室）年度儀器設(shè)備購(gòu)置、實(shí)驗(yàn)材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)中心（室）年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測(cè)試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)資料。

　　6、實(shí)驗(yàn)中心（室）每年上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　二、實(shí)驗(yàn)中心（室）工作立卷歸檔的管理

　　1、實(shí)驗(yàn)中心（室）及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷：

　　（1）國(guó)家及國(guó)家教育部與各部位、市教委有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心（室）工作的法規(guī)文件；

　　（2）學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心（室）發(fā)展建設(shè)與改革等文件；

　　（3）實(shí)驗(yàn)中心（室）建制審批（含實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等）文件；

　　（4）實(shí)驗(yàn)中心（室）管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；

　　（5）實(shí)驗(yàn)中心（室）建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；

　　（6）實(shí)驗(yàn)中心（室）年度工作總計(jì)及實(shí)驗(yàn)中心（室）內(nèi)工作人員考核表等。

　　2、以學(xué)校名義向上級(jí)部門(mén)定期或不定期報(bào)出的實(shí)驗(yàn)中心（室）工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)卷：

　　a、實(shí)驗(yàn)中心（室）基本情況類

　　（1）學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心（室）任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；

　　（2）學(xué)校實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；

　　（3）學(xué)校專職實(shí)驗(yàn)工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；

　　（4）學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗(yàn)中心（室）基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。

　　b、設(shè)備管理類

　　（1）學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；

　　（2）學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；

　　3、實(shí)驗(yàn)中心（室）管理卷：

　　（1）實(shí)驗(yàn)中心（室）環(huán)境條件的增擴(kuò)與實(shí)驗(yàn)中心（室）改革方案文件；實(shí)驗(yàn)中心（室）工作的評(píng)估；實(shí)驗(yàn)中心（室）工作人員及其變更情況；實(shí)驗(yàn)中心（室）管理方面的重要實(shí)施細(xì)則；實(shí)驗(yàn)中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等；

　　（2）儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片；

　　（3）大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購(gòu)可行性報(bào)告、訂貨合同、裝箱單、使用說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、降等降級(jí)報(bào)告和報(bào)損報(bào)廢等資料。（其中使用說(shuō)明書(shū)和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室借用保管）。

　　4、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理卷：

　　（1）實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、教材、講義、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)；

　　（2）每學(xué)年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃表；

　　（3）實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；

　　（4）實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程、項(xiàng)目（題目）卡片（統(tǒng)一建立實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目庫(kù)）。

　　三、實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案管理

　　1、本制度適用于西南財(cái)經(jīng)大學(xué)各級(jí)各類實(shí)驗(yàn)中心、實(shí)驗(yàn)室。

　　2、實(shí)驗(yàn)中心（室）檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進(jìn)行，各單位要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。

　　3、實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案，從實(shí)驗(yàn)中心（室）建立之日起開(kāi)始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。

　　4、各單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)中心（室）工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔。

　　5、嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)中心（室）檔案借閱手續(xù)，實(shí)驗(yàn)中心（室）主任及具體管理人員變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)辦理移交手續(xù)。

　　6、本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟(jì)管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心負(fù)責(zé)解釋。

大學(xué)檔案管理制度2

　　1、目的：

　　規(guī)范公司各部門(mén)各種文件和資料的歸檔工作。

　　2、適用范圍：

　　適用于各部門(mén)各種檔案的管理工作。

　　3、職責(zé)：

　　3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

　　3.2各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

　　4、管理制度：

　　4.1檔案管理的內(nèi)容：

　　4.1.1公司各部門(mén)均需保存以下檔案：

　　a）公司各種行政文件；

　　b）公司與質(zhì)量有關(guān)的文件；

　　c）部門(mén)收發(fā)文記錄；

　　d）本部門(mén)形成的質(zhì)量記錄；

　　e）其它本部門(mén)形成的或公司下發(fā)的文件。

　　4.1.2各部門(mén)除要保存以上檔案外，還需按部門(mén)分別保存以下檔案：

　　a）辦公室保存公司所有文件（除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料）的`原件。

　　b）各部門(mén)保管各部門(mén)的資料。

　　c）辦公室保管人事檔案和各種合同。

　　4.2檔案的保管目的

　　a）便于查閱；

　　b）保證檔案的安全；

　　c）防止檔案的損壞；

　　d）延長(zhǎng)檔案壽命；

　　4.3檔案的密級(jí)

　　檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通：

　　a）絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；

　　b）機(jī)密檔案包括：質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；

　　c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.4檔案的保管方式

　　4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)

　　各部門(mén)檔案管理員將不同檔案分類，并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi)，然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱，然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。

　　4.4.2編制目錄：

　　4.2.2.1各部門(mén)檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》；

　　4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中，以便查閱。

　　4.5檔案的查閱權(quán)限

　　4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

　　4.5.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。

　　4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

　　4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

　　4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門(mén)《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

　　4.6.2部門(mén)檔案管理員審核其資格：

　　a）權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理；

　　b）權(quán)限外的，需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可：部門(mén)（財(cái)務(wù)除外）的檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；公司檔案，由辦公室主任審批，財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案，由總經(jīng)理審批。

　　4、7在檔案歸還日期前，部門(mén)檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

　　4.8須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由辦公室主任審批；普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

　　4.9檔案的銷(xiāo)毀

　　4.9.1超過(guò)保管期限的檔案，由部門(mén)檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷(xiāo)毀清單》。

　　4.9.2該清單報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，由管理者代表審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀，財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀由總經(jīng)理審批。

　　4.9.3銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有部門(mén)檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng)，銷(xiāo)毀結(jié)束后，銷(xiāo)毀人員在《文件和資料銷(xiāo)毀清單》上簽字。

　　5相關(guān)文件

　　6記錄

　　6.1《文件歸檔目錄》

　　6.2《文件和資料銷(xiāo)毀清單》

　　6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

大學(xué)檔案管理制度3

　　檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

　　2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門(mén)檔案由各部門(mén)部長(zhǎng)整理，秘書(shū)處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門(mén)將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3，校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案，工作檔案，財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

　　4、各部門(mén)策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

　　5、檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤(pán)、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

　　6、檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

　　7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

　　二，檔案內(nèi)容要求：

　　（一）人事檔案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

　　l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門(mén)填寫(xiě)。

　　2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

　　3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門(mén)存入該學(xué)生檔案。

　　（二）工作檔案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門(mén)工作檔案，上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

　　l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的.頁(yè)碼。

　　2、各部門(mén)將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

　　（三）財(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見(jiàn)財(cái)務(wù)制度。

　　（四）活動(dòng)檔案

　　1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書(shū)；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門(mén)及時(shí)寫(xiě)出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1，查閱要求：

　　1）各部門(mén)可以根據(jù)工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　2）各部門(mén)借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫(xiě)，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書(shū)面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

　　3）查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

　　4）認(rèn)真填寫(xiě)索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

　　5）各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

　　6）檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過(guò)期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

　　2、借閱手續(xù)：

　　（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

　　（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　（3）借閱時(shí)間不得超過(guò)一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

　　（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

　　8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書(shū)處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

　　9、外借檔案不得為檔案原件。

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