最小的事也要形成文本教學隨筆

　　期末考結束后，總有那么兩三天時間在忙于改卷、登分、算總評、寫總結，教務處這時會發一個通知，要求各任課老師將期中、期末、總評三成績錄入校內OA系統中，以便班主任編制打印成績報告單。

　　從發通知到編印報告單，期間隔最多一天，這一天里，班主任常常會動用各種信息手段，QQ、微信、電話、短信，不斷催促任課老師趕快輸錄好成績。

　　任課老師這時會亂成一團糟，辦公室猶如鬧哄哄的菜市場，有不知登陸密碼而大叫的，有忘了操作步驟而亂問的，有無視操作細節重來而哀怨的，等等。

　　我以前就是這辦公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不會去錄入成績的，找旁邊老師問，不是說不知道，就是講不清楚，打電話問計算機老師又常接不通，有時急了就頂著烈日跑過去找人，辦公室里也是空無一人——估計這時候計算機老師是最吃香的。

　　每到期末階段，這種“校內OA常忘使用”的熱鬧場景總會重復一次又一次。

　　為什么辦公室經常會重復出現這種場景呢？

　　仔細分析，原因有三：

　　1、間隔時間長容易忘記。對于任課老師說，OA系統一般一學期只用一次，每次使用的間隔時間長達半年，忘記了也屬正常；

　　2、有些人怕忘了，就寫下了具體的操作流程，結果要用還是不知如何找到；

　　3、依賴心理在作怪，反正不會操作我可以問其他老師。

　　這樣的狀態如果長期存在，工作效率會大打折扣。我思考了解決辦法。

　　■怎樣讓間隔時間長，過程復雜的操作變得簡單，輕松呢？

　　要讓間隔時間長，過程復雜的操作變得簡單、輕松，關鍵是要及時記下這一操作的全部過程，即一邊操作一邊記錄，記錄時要盡量詳細，不怕麻煩。要達到“零基礎者也能輕松學會”這一程度。

　　我是這樣記錄“校內OA登陸輸入”的.使用過程的：

　　打開校園網初中部→點擊“中文”→點擊網頁下方小字：校內OA→輸入用戶名、密碼進入→點“教育教學”欄→點“必修課程”欄→點“某班語文”→右邊點“查看學生”→點“單次成績”→導入成績→點“學生名單導出”欄下→載班級學生名單至桌面→在名單上錄入成績→保存至桌面→點“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）→雙擊保存→點“取消”→點“教育教學”欄→點“必修過程”欄→點某班語文→右邊點“查看學生”，看學生的成績是否錄入→返回，重復上述步驟，輸第二個成績。

　　這樣的過程記錄看起來條理并不清楚，會覺得很繁雜，所以還要將記錄提煉成關鍵詞進行整理，并形成流程。

　　經過提煉整理，這一操作過程可分六個關鍵點：

　　1、登陸：打開校園網→點擊“中文”→點擊“校內OA”→輸入用戶名、密碼進入

　　2、進入：教育教學→必修課程→某班語文→查看學生→單次成績

　　3、導入：學生名單導出→下載學生名單至桌面→錄入成績→保存至桌面→點“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）

　　4、保存：雙擊保存→點“取消”

　　5、查看：點“教育教學”→必修過程→某班語文→右邊點“查看學生”，看成績是否錄入→返回

　　6、重復：重復上述步驟，輸第二個成績，直至最后完成。

　　為了保證下次操作依然快速、輕松地完成，某些關鍵點要作說明，比如“在名單上錄入成績”旁要注明“一次只能錄入一個成績，而且要核對名單與成績是否一致”，否則很容易出錯。又比如在“雙擊保存成績”后，要注明“對跳出來的頁面要點擊‘取消’，”否則前面的操作將全部作廢。

　　“OA系統登陸輸入”是如此，我想其它一些類似之事也可仿此記錄、提煉，形成流程，如微課制作用的“E板會使用流程”，教師培訓用的“培訓報名及評價流程”，“出境游前的物品準備流程”等。

　　■怎么比較快地找到已建好的流程文檔呢？

　　一個問題解決了，另一個問題也接踵而至：我寫下的流程待到要用時卻怎么也找不到了。

　　最簡單的辦法是將這種不常用的流程文檔打印出來貼在電腦旁，比如在賓館，我就發現在房間電腦邊貼有“如何使用電腦上網流程”，我使用電腦時一看就知道該如何上網了，不需要再問服務員了。

　　但放在電腦邊的流程容易丟失，我碰到過。所以，我想了另一種辦法，就是將這一流程文檔歸入可查詢的“不常用操作流程”這系統之中，為此我建立了“不常用操作流程”系統，建系統時我遵循“定名稱”“編目錄”等步驟就很快速建立起來。

　　在電腦中建一個電子系統的同時，我還建了一個同內容紙質系統，以便隨時查詢。這一紙質系統就是一個30頁的塑料文件夾，文件夾里編有“首頁目錄”，“分頁頁碼”，文件夾脊背部也標有跟正面一樣的“系統名稱”。寫好的流程文檔按照目錄，依次放入。

　　目錄

　　1、OA系統登陸輸入P1

　　2、E板會使用流程P2

　　3、教師培訓報名及評價流程P3

　　4、出境游前的物品準備流程P6

　　……

　　這樣的文件夾（紙質子系統）建多了后，又會對查詢造成新的困難，為此我還建一個“總系統”文件夾，將各個子系統的“名稱”錄入“總系統目錄”之中。總系統文件夾適宜放在一排子系統文件夾的左邊，并養成要查詢先看“總系統文件夾”，再看“子系統文件夾”的習慣。

　　總系統目錄

　　1、學校計劃

　　2、備課組工作

　　3、學生管理

　　4、測試成績

　　5、教師考核

　　6、不常用操作流程

　　……

　　■如何克服長期依賴的心理

　　好幾個學期，我對辦公室“期末鬧哄哄”現象不以為然，認為，覺得“做事寫流程，歸入系統”的做法太麻煩，此等小事臨時問一下同事或相關專業人士即可。

　　其實，細究起來，問題并非你所想象那么簡單，這一小事每次依賴別人，那個小事也依賴別人，最后工作效率就低了。

　　學校是一個團隊，團隊成員不是為依賴，而是互賴，在團隊中同事或相關專業人士讓你咨詢，但你必須學會成長。互賴是以獨立為基礎的。

　　什么是互賴呢？互賴不等于依賴，互賴指一個團隊在完成一個項目時，各成員既要有獨立處事的習慣和能力，充分發揮各自的長處，又要有互助合作的思想和行為。這里所謂的“獨立處事”是指團隊成員能獨立又熟練地完成職責范圍內的事。

　　“校內OA登陸輸入”，第一次我可以請教別人，但第二次我自己成長，第三次我可以為其他同事提供咨詢，那整個團隊就一起成長了。

　　一個團隊只有在各成員獨立完成自己職責范圍內的事的基礎上，通過互助協作，才能成功做事，這就好比一輛汽車的開動，只有汽車的各個零部件各就各位，獨立又熟練地完成各個操作才可實現，如果有一個部件不能獨立運作，很可能會導致整輛汽車都開動不了。

　　記得在一次“肯得基——一個成功的商業系統”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。

　　由此看來，最小的事也要形成文本，對已形成的文本不是束之高閣，而是要反復提煉其要素，從中尋找事情背后的規律和原則，形成流程和標準，并歸入相應的位置，形成系統。

　　這樣，團隊成員的為人處事就會變得簡單、輕松、快樂。

　　創建系統和運用系統，是一種高境界。

　　基于以上認識，我的“不常用做事操作流程與標準”的系統文件夾放在辦公桌上，每每有人問我一些不經常做的事情，如成績輸入、培訓點評、寫總結等處理過程的流程與標準，我馬上就可以給到他，這大大節約了我和大部分老師的時間，工作效率明顯提高。

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