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公司會議管理規(guī)定
1. 目的: 為規(guī)范會議管理，提高會議質(zhì)量,特制定此辦法；
2. 適用范圍:公司全體成員；
3. 會議原則：樹立簡明、高效之會風。
3.1布置工作講標準（工作事項責任人完成時間進度檢查）；
3.2檢查工作問過程(完成過程匯報總結(jié)與檢討)；
3.3匯報工作講結(jié)果(總結(jié)與結(jié)論評價與調(diào)整)；
3.4請示工作講方案(存在問題點與建議)；
3.5回憶工作講感受(成績與借鑒檢討).
4.參會原則：
4.１專題會議內(nèi)容所涉及的部門，至少有一名負責人到會；
4.２資源性問題會議及對公司重要政策的調(diào)整必須有總監(jiān)及以上人員參會；
4.３對公司的政策性宣導會議需公司中層以上干部參與；
4.４會議采取簽到制；
4.５總裁可視會議重要性決定是否例席，如需總裁出席會議，需提前與總裁秘書約定。
5.職責：
5.1主持人：會前資料準備與會議召集；會中對會議效果的推進與會議進程控制；會后資料發(fā)放范圍確定與共享，并對落實事務予以跟蹤，直至關(guān)閉；對會務負領(lǐng)導責任；
5.2組織與會務：受主持人領(lǐng)導，負責會議前、中、后期的協(xié)助工作；具體負責會議準備（會場、人員）、簽到整理并對參會情況予以通報、會議紀要整理與發(fā)放等；
5.3參會人員：會前準備；會中積極參與；會后就會議精神向下
作宣導，對落實事項向下作布署；
5.4稽核與跟進：檢查各項會議執(zhí)行情況；對會議決議與精神的貫徹予以稽核；對會中布置任務的完成與問題的關(guān)閉進行檢查與稽核；并對稽核結(jié)果及時予以通報。
6. 分類:會議按層級與范圍分公司、部門兩級，兩級會議按性質(zhì)再細分為例會、專題會、緊急會議，部門不設專題會。
6.1例會：
6.1.1定義：有固定的召開頻率，內(nèi)容涉及公司經(jīng)營、管理、服務領(lǐng)域；
6.1.2公司與部門的例會統(tǒng)一交由目錄管理員(總裁辦秘書)列入公司《例會名錄》進行管理。《例會名錄》的不定期調(diào)整由總裁辦組織商榷并及時公布；
6.1.3已列入《例會名錄》部門例會，部門對其調(diào)整與取締擁有建議權(quán)，以聯(lián)絡單方式說明理由，由總裁辦核準后，由目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后公布；部門新增的例會,請知會目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后及時公布；會務主持人員按《例會名錄》要求如期召集會議.
6.1.4《例會名錄》的定期調(diào)整由總裁辦每年年未組織一次,并依評估結(jié)論作調(diào)整,次年年初由總裁辦公布當年《例會名錄》，并對上年度各部的執(zhí)行作情況匯報。
6.1.5《例會名錄》常設信息點有:會議名稱、召開頻率與時間、會議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會人員、會務等。
6.1.6公司、部門的例會會議紀要或決議必須抄送總裁辦備案。
7.專題會：凡因解決公司經(jīng)營、管理、服務等領(lǐng)域的重要問題或事務，需涉及二個以上部門間（不含的二個）溝通與協(xié)調(diào)，可由提案人向總裁辦秘書申請，由總裁辦確認后統(tǒng)一安排與組織。
8.會議要求:
8.1前期準備：
8.1.1除緊急會議外，其它會議至少提前二個工作日由會務將相關(guān)資料及開會通知發(fā)至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集;
8.1.2通知內(nèi)容：應將會議名稱、主持人、具體時間(開起與結(jié)束)、地點、與會人員、會議主題與議程(例會名錄中已作記錄的不再要求，專題會議此信息必不可少)詳細告知與會人員。
8.1.3會務應于開會前十分鐘準備好會場及開會時的演示資料；各參會人員進入會議室前應準備好相關(guān)資料（并攜帶，避免中途準備資料而干擾會議）。
8.2紀律要求：
8.2.1會議原則上不允許請假,如有特殊情況（緊急任務或銷假中）須提前報請會議主持人批準,并授權(quán)其職務代理人參加會議，否則視同缺席；
8.2.2與會人員按時參加會議，不得遲到、早退或缺席，否則分別處以20元/次（遲到、早退）和30元/次（缺席）罰款；
8.2.3會議中，與會人員手機應調(diào)至震動；如因接聽電話干擾會議，經(jīng)主持人提出拒不改正的，罰款３0元/次。
8.2.4會議中，嚴禁大聲喧嘩,統(tǒng)一聽從會議主持人安排,發(fā)言
不得偏離議題或帶有人身攻擊；經(jīng)主持人指出拒不改正的，處50元/次罰款。
8.2.5會議結(jié)束后，由會務處理會議場所的整理，并且關(guān)閉設施與空調(diào)、燈，否則對會務人員處20元/次；
8.2.6會議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會人員、記錄員、會議中落實的工作事務負責人）應按本規(guī)定履行職責，否則視為怠于履行工作，視情節(jié)輕重處50-200元罰款。代理人怠職責任由授權(quán)人承擔；未傳答造成的怠職責任由傳答人承擔。
8.2.7會議主持人、稽核與跟蹤員、部門負責人對違紀人員可在此規(guī)定范圍內(nèi)行使處罰權(quán)提報權(quán)，經(jīng)綜合管理部復核后作通報，并在當月工資核算中予以引用。
8.3會議組織要求:
8.3.1會議主題、議程、持續(xù)時間由會議主持人統(tǒng)一控制,與
會人員應圍繞主題按發(fā)言和參與討論，嚴防偏離主題。
8.3.2會議原則上按既定的時間召開，如遇特殊情況，經(jīng)會議
主持人決定，由會務提前10分鐘將推遲信息及調(diào)整后具體的召開時間（或取消信息）通知與會人員。例會不得取消，如延期，需將延期召開理由以聯(lián)絡單方式報備總裁辦，以此作為對執(zhí)行會議的考核依據(jù)。
8.3.3會議講究高效：
8.3.3.1避免懸而不決：屬與會人員權(quán)責內(nèi)事務，應當場解決，以會議結(jié)果（會議紀要或會議決議）的共享來關(guān)閉問題點；權(quán)責內(nèi)無法決策的（如資源問題、權(quán)限問題），主持人也應在會議中明確解決思路，并依此落實推進責任人，并擬制完成時間、安排任務的追蹤與稽核人，以確保會中的布置事項在會后得到落實。
8.3.3.2避免決而不行：與會人員于會后一個工作日內(nèi)應將會議精神傳達或上報至部門相關(guān)人員（主持人對此有特別要求的，依主持人要求），會議主持人應指導會務人員（記錄員）于會議結(jié)束后２個工作日內(nèi)將會議決議或會議紀要發(fā)至與會人員和相關(guān)部門。如涉及工作布置的會議，會后相關(guān)人員應按會議中確定的進度如期完成，不事先提出困難并獲得會議主持人同意（同時知會稽核、跟進人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。
8.3.3.3承前啟后、循序見進：例會中有涉及工作任務分配的，議程中必須設置“上次會議布置事項進度匯報”環(huán)節(jié)；例會中涉及工作計劃的，議程中必須設置“上期計劃的達成情況匯報”環(huán)節(jié)。
9.會議文化（六問）：
9.1我們今天的行動準備好了嗎?
9.2會議內(nèi)容事前檢討過了嗎?
9.3要發(fā)言的意見都準備好了嗎?
9.4為了使討論活躍你準備好了嗎?
9.5起點開始,正點結(jié)束了嗎?
9.6會議結(jié)果滿意嗎？
9.7會議結(jié)果共享了嗎?
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