檔案室管理制度

時間：2025-12-04 21:10:58 好文我要投稿

檔案室管理制度（范例15篇）

　　在學習、工作、生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編整理的檔案室管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案室管理制度（范例15篇）

檔案室管理制度1

　　1、檔案室內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品。

　　2、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙及明火。

　　3、下班前，須將檔案材料放入檔案柜內(nèi)鎖好，不得堆放在辦公桌上。用過的.廢紙屑要及時處理，不準積壓。

　　4、下班前，要認真檢查，須切斷電源、開關、水源、鎖好門窗。發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告領導。

　　5、電源開關和照明設備與書架、資料、檔案柜必須保持符合安全規(guī)范的距離，照明設備的功率不得大于有關安全技術規(guī)范要求。

　　6、庫房檔案門窗應設置防盜設施。

　　7、定期檢查檔案安全防火情況。發(fā)現(xiàn)問題或隱患應及時處理或報告有關部門。

　　8、檔案室內(nèi)如需明火作業(yè)須經(jīng)主管領導和總務處同意方可進行；

　　9、檔案室內(nèi)應設置滅火器具。愛護保養(yǎng)好消防器材，做到會報警、會使用滅火器材、會撲救初起火災。

檔案室管理制度2

　　1、貫徹執(zhí)行檔案工作的.政策和法規(guī)，熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高檔案工作水平。

　　2、負責對各部門檔案立卷的業(yè)務指導，做好各類檔案的接收、歸檔工作。

　　3、按照“六防”要求，做好庫房管理和檔案保管工作，定期進行檢查，保證各類檔案的完整安全。

　　4、按規(guī)定作好檔案的利用接待工作，并根據(jù)利用者要求做到熱情接待，詳細提供。

　　5、加強組織紀律，嚴守檔案秘密，嚴禁檔案信息私自外傳。

檔案室管理制度3

　　檔案員崗位職責

　　一、檔案室工作人員歸口辦公室管理,須遵守作息時間,按時上下班。

　　二、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙或燃燒廢紙。

　　三、嚴禁在檔案室內(nèi)外存放易燃易爆物品。

　　四、經(jīng)常檢查檔案室的照明等用電設備,發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。

　　五、經(jīng)常檢查門、窗和門鎖,以確保檔案室安全。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,裝具案卷等排列整齊。

　　七、檔案室內(nèi)必須做到:防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防有害氣體。

　　八、對防火設備要經(jīng)常檢查,做到有備無患。

　　九、嚴格遵守保密制度,做好檔案安全保密工作。

　　十、健全檔案管理制度。

　　檔案借閱制度

　　一、檔案室管理的`檔案,主要提供上級主管部門和本局相關人員使用,科、室、校、人員借閱檔案時必須辦理登記手續(xù)方可借閱。

　　二、機密檔案借閱,需經(jīng)主管領導批準,就地查閱,不得帶出檔案室。

　　三、借閱檔案資料人員負責保管、保密、愛護所借檔案,不得拆卷涂改、疊頁和勾畫、污損檔案整潔,發(fā)現(xiàn)遺失及時報告,并追查處理。

　　四、未經(jīng)批準的檔案,不得隨意抄錄,拍照原文。

　　五、所借閱的檔案,不得任意轉(zhuǎn)借他人,如需要轉(zhuǎn)時,必須到檔案室辦理手續(xù)。

　　六、借閱人員所還回的檔案,檔案管理員必須檢查是否齊全。

　　七、檔案資料借閱最長時間不得超過一個月,如要延長,可按規(guī)定辦理手續(xù)。

　　八、負責借閱人員如有調(diào)動工作時,在離職前必須將所有案卷歸還檔案室。

檔案室管理制度4

　�。ㄒ唬┙⒔∪８黝悪n案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。

　　（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。

　�。ㄈ┓矙n案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學�？筛鶕�(jù)需要自行決定是否保存。

　�。ㄋ模┙搪毠た己恕x升專業(yè)技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

　�。ㄎ澹┬�(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的'重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　（六）校內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

　�。ㄆ撸n案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案室管理制度5

　　一、檔案人員要認真學習《保密法》，遵守保密工作制度不準以任何借口和形式向無關人員泄露和談論及國家和單位秘密事項的檔案文件內(nèi)容。

　　二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經(jīng)單位領導批準，不得提供利用。

　　三、按照國家有關規(guī)定及時處理檔案降密、解密工作。

　　四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批準手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄現(xiàn)象。

　　五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領導批準不得進入。確需進入，須經(jīng)批準和嚴格登記，并由檔案管理人員陪同。

檔案室管理制度6

　　一、專職檔案員要有高度的責任感，熟悉業(yè)務知識，嚴守檔案機密，不斷提高自己的政治和業(yè)務水平；

　　二、在的指導下開展工作，做到認真負責、準確、及時；三、負責制定本單位的信息管理有關規(guī)章制度，并按照辦檔案室管理制度，做好檔案室管理工作；

　　四、負責收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計辦各科室和部門的檔案資料，要主動、及時、全面、系統(tǒng)地收集、整理、保管檔案，做到材料齊全，裝訂整齊，存放安全；

　　五、對由檔案室組卷的科技檔案，負責接收、分類、裝訂、編號、入室工作；

　　六、負責檔案的防護及檔案的借閱、登記工作，按照借閱檔案材料規(guī)定，履行有關手續(xù)，態(tài)度熱情，服務周到，積極提供利用；

　　七、做好檔案的相關統(tǒng)計工作，負責上報各項統(tǒng)計報表；八、配合本單位的信息管理系統(tǒng)做好有關信息的采集、整理、錄入工作；

　　九、做好檔案資料的安全工作，做到防火、防盜、防塵、防蛀、防霉、防潮、放光，確保檔案的完整性和存放壽命；

　　十、做好檔案資料的.保密工作，凡需要保密的檔案須及時封存，調(diào)用查閱由批準，不準閑雜人員隨意查閱；

　　十一、根據(jù)規(guī)定定期做好檔案鑒定工作，對已到期檔案材料提出銷毀意見，報檔案鑒定工作小組及主管領導審批后處理；

　　十二、負責對辦各科室或部門立卷機構(gòu)的文件材料立卷進行指導、檢查和監(jiān)督工作；

　　十三、要忠于職守，刻苦業(yè)務，編制必要的查考工具和參考資料，熟悉檔案內(nèi)容，調(diào)閱檔案做到準確、迅速；

　　十四、愛護檔案資料、庫房設備，注意清潔衛(wèi)生，控制好溫度，隨時關好門、窗；

　　十五、對檔案工作做出貢獻者給予獎勵，對違反規(guī)定，工作不負責任，擅自提供、抄錄、公布屬國家所有檔案以及保密的檔案或玩忽職守造成檔案損失的應給予紀律處分，嚴重者追究刑事責任；

　　十六、完成領導交辦的其他任務；

檔案室管理制度7

　　一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，以及其他有關檔案管理工作的規(guī)定。

　　二、各種檔案必須科學管理，存放有序，查找方便。

　　三、嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案安全保密工作。

　　四、凡已入檔的各類檔案，統(tǒng)一分類登記、科學管理，妥善存放，并制定案卷目錄等索引查詢工具。

　　五、對收來的檔案要辦理好交接手續(xù)，及時登記、分類、對號入座，檔案資料要經(jīng)常核對，做到賬簿相符。

　　六、非檔案工作人員未經(jīng)許可，不得擅自進入檔案室。

　　七、做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確定檔案室的安全，做好無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

　　八、本單位人員借閱檔案室須經(jīng)領導同意后辦理借閱登記簽字手續(xù)。并注明歸還日期，方可借閱。

　　九、外單位借閱檔案，須持單位介紹信，注明利用目的，經(jīng)領導同意，才能借閱。

　　十、檔案管理員每周對管理的'檔案進行細致的賬簿核對，及時催促外借檔案的歸檔。

檔案室管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為使團委學生會文件管理上規(guī)范化，對學生會各種文字材料實行科學有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗、教訓。特制定本制度。

　　第二條學生會檔案由綜合部統(tǒng)一收集管理，由辦公室主任直接負責。

　　第三條學生會各中心部門未經(jīng)辦公室主任許可不得隨意翻看。

　　第二章檔案分類

　　第一條文件類：學院下發(fā)的'正式文件，上級學生會下發(fā)的正式活動文件，學生會轉(zhuǎn)發(fā)及下發(fā)的正式文件。

　　第二條申請類：學生會各中心部門的活動申請、經(jīng)費申請、場地申請，學生社團活動申請、活動參與申請等。

　　第三條計劃類：學生會學期工作計劃，學生會各中心、各部門學期工作計劃，學生會各中心、各部門各項活動策劃，學生社團學期工作計劃、學生社團各項活動策劃。

　　第四條總結(jié)類：學生會學期工作總結(jié)，學生會各中心、各部門學期工作總結(jié)，學生會各中心、各部門各項活動總結(jié)，學生社團學期工作總結(jié)。

　　第五條學生干部檔案類：學生會全體成員檔案（個人申請、筆試試卷、筆試面試成績單等），學生社團負責人檔案。

　　第六條會議記錄類：學生會全體成員大會會議記錄，主席團會議會議記錄，團委擴大會議會議記錄，部長聯(lián)席會議會議記錄，各中心中心例會會議記錄，各部門部門會議會議記錄（備案）。

　　第七條媒體信息類：學生會各項活動的照片、視頻。

　　第八條報刊類：學生會所刊發(fā)的各類簡報、雜志。

　　第九條其他類：學生會資產(chǎn)管理資料（財務報表、辦公場所使用登記表等），學生會日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動綜合測評、考核匯總表等），學生會外聯(lián)資料，學生會集體獲得的獎品、紀念品等。

　　第三章檔案日常管理

　　第一條學生會各類檔案必須按照類別、編號存放，各類文件需準備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質(zhì)稿存檔。

　　第二條學生會檔案屬學生會內(nèi)部資料，學生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經(jīng)得執(zhí)行主席同意。檔案負責人應記錄檔案名稱、數(shù)目及借出時間、歸還時間。任何個人原因?qū)е聶n案資料的意識，都將追究其個人的相應責任。

　　第三條每年年末，辦公室主任負責組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號獨立裝訂。組織機構(gòu)換屆時，檔案須送至團委審閱，并于新一屆團委學生會成立后移交新一任辦公室管理。

　　第四章檔案材料的收集

　　第一條學生會各中心、部門有責任和義務配合綜合部的材料收集。在相應的時間及時上交有關材料，材料上交工作完成程度將列入《學生會部門考核條例》進行考核。

　　第二條各中心部門須上交的材料包括：學期工作計劃、活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動綜合測評、活動總結(jié)、團學工作計劃報表、會議記錄、各類申請、登記表等。

　　第三條各中心學期工作計劃在學期開學初由分管主席交至辦公室主任�；顒硬邉潟⒒顒踊ㄙM清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動總結(jié)在部門活動結(jié)束后一周內(nèi)由分管主席將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱，相關紙質(zhì)稿交至綜合部。

　　第四條團學工作計劃及總結(jié)報表分管主席以中心為單位在每周六晚十點之前將電子稿發(fā)送至學生會辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發(fā)送至團委書記、執(zhí)行主席郵箱。

　　第五條各中心、部門會議記錄、申請及其他材料在每月月末由分管主席統(tǒng)一收集整理后定期交至綜合部。

　　第六條綜合部負責將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質(zhì)稿作為紙質(zhì)檔案歸檔。

檔案室管理制度9

　　1 范圍

　　本制度規(guī)定了公司檔案保密管理方面的有關內(nèi)容及要求。

　　本制度適用于公司檔案的保密管理。

　　2 規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

　　中華人民共和國檔案法

　　中華人民共和國檔案法實施辦法

　　中華人民共和國保守秘密法

　　3 職責

　　3.1 山煤集團河曲能源有限公司綜合管理部負責檔案的保密工作。

　　3.2 檔案管理人員和利用檔案人員均應嚴格遵守《中華人民共和國保守秘密法》，執(zhí)行檔案保密制度，忠于職守，增強安全保密觀念，認真做好檔案安全保密工作。

　　3.3 檔案密級由立卷單位根據(jù)有關文件確定，檔案管理部門進行復核，密級的變更和解密必須按《中華人民共和國保守秘密法》和有關行政法律的規(guī)定辦理。

　　4 管理內(nèi)容及規(guī)定

　　4.1 檔案形成部門和管理部門人員要嚴守公司機密，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容，不準私自復印涉密檔案材料。

　　4.2 檔案管理部門在接收、保管、提供利用檔案時，按有關規(guī)定認真核對、簽字、登記、注銷，做到手續(xù)嚴格，賬目清楚。

　　4.3 嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，凡具有密級的檔案，必須經(jīng)分管領導簽字同意后方可調(diào)閱，限在檔案室內(nèi)查閱。未經(jīng)批準不準將密級檔案借出，不得隨意抄錄、復印、拍照、翻版。

　　4.4 外單位來公司查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關領導批準后方可查閱。

　　4.5 檔案管理人員要有高度的責任感，確保檔案的完整與安全，加強管理，防止丟失、泄密。

　　4.6 檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司有關檔案管理規(guī)章制度，要做到不該說的.絕對不說，不

　　該記錄的不記，不在公共場所或親友中談論機密，不把機密檔案帶到有礙機密的場所。

　　4.7 任何人未經(jīng)批準，不得私自將涉密檔案帶出檔案室，不得向外傳播涉密檔案內(nèi)容。

　　4.8 利用者對所借檔案必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

　　4.9 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定進行鑒定后銷毀，不得以廢紙出售。

　　4.10 檔案管理人員和查閱檔案者，不得有下列行為：

　　4.10.1 擅自提供、抄錄、公布保密檔案；

　　4.10.2 涂改、偽造保密檔案；

　　4.10.3 損毀、丟失、出賣、倒賣保密檔案。

　　4.11 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、綜合部門，當事者要寫出書面報告。

　　對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。

　　5 檢查與考核

　　5.1 本辦法的執(zhí)行情況由綜合管理部按相關的管理標準進行檢查、考核。

　　5.2 凡違反保密制度和紀律，工作失職，丟失秘密文件，將視情節(jié)輕重，給予相應處分，直至追究刑事責任。

檔案室管理制度10

　　一、移交檔案室的檔案資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，質(zhì)量符合歸檔要求；檔案室在接收檔案的同時，還應接收符合規(guī)范要求的紙質(zhì)等材料要求；

　　二、移交方在移交紙質(zhì)檔案入庫時，必須移交文件級電子目錄，有條件的也可移交電子文件；

　　三、期刊、報紙等資料應按種類、年度和月份整理，并以年度或月份為單位裝訂成冊，編制目錄，原則上一月或一季移交一次；

　　四、照片檔案應按國家標準照片檔案管理規(guī)范的要求進行整理，不符合入庫條件的照片檔案，如：缺少文字說明、編號不明確、目錄制作不詳細、無照片檔案冊等，不予接收進庫；

　　五、征集的'零散照片，應由經(jīng)辦科室在收到之日起30日內(nèi)整理完畢，并向綜合檔案室辦理入庫手續(xù)；辦形成的照片檔案，在照片沖洗加工后15日內(nèi)，由攝影者或經(jīng)辦科室整理完畢，并向局檔案室移交；

　　六、對移交進庫的檔案、資料，庫房管理人員應實施安全保管檢查，如發(fā)現(xiàn)生蟲、潮濕、霉變、灰塵過大等安全隱患，應責令移交方及時采取措施進行處理；符合進庫要求后，方可辦理移交手續(xù)；

　　七、辦理檔案、資料移交手續(xù)時，移交方應提供檔案、資料移交進庫清冊，以便檢驗；

　　八、對符合入庫條件的檔案、資料，庫房管理人員逐卷冊逐件張、頁進行清點、上架并制作標簽，予以標識；對隨同檔案一并移交的紙質(zhì)目錄和電子目錄等，管理人員要進行必要的質(zhì)量檢查和核對；

　　九、交接雙方應當面辦理入庫交接手續(xù)，不得事后補辦或委托他人辦理；交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人應在檔案、資料移交清冊上簽名或蓋章；

　　十、室存檔案、資料經(jīng)鑒定須銷毀的，應編制銷毀清冊，編寫銷毀報告，上報檔案鑒定領導小組審批；銷毀完畢后，應編制館藏檔案移出清冊和情況說明；

　　十一、室存檔案、資料經(jīng)批準離庫或因閱覽出庫，管理人員須按規(guī)定辦理出庫手續(xù)，并在出庫單上注明出庫原因、時間及歸還日期，到期后負責督促檔案資料的歸還；

檔案室管理制度11

　　校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據(jù)上級有關規(guī)定，特制定本制度:

　　一、檔案的收集

　　要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

　　1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

　　2、應有積極態(tài)度和主動精神，不能坐門等客。

　　3、一式二份，正本放教育員會，副本存學校。

　　4、當撤銷學校的`校舍檔案，應全部移交給市教育員會。

　　二、校舍檔案管理

　　1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

　　2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎，便于保管和利用。

　　3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

　　4、檔案的整理必須便于保管和利用。

　　三、檔案的保管

　　按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。

　　四、檔案的移交

　　交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

　　五、查閱和借閱

　　1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續(xù)。

　　2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

　　3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規(guī)定，歸還時清點清楚。

　　4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

　　六、檔案保密

　　檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經(jīng)領導審批后，二人以上人員監(jiān)銷。

　　七、清銷

　　1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

　　2、清銷應有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機密。

　　3、要遵守保密規(guī)定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

　　4、學校檔案室管理制度

　　1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。

　　2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。

　　3、對庫房內(nèi)各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。

　　4、庫房內(nèi)嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。

　　5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。

　　6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內(nèi)溫度應經(jīng)常保持在1424攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。

　　7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。

　　8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。

檔案室管理制度12

　　1、基層檔案室的基本功能

　　隨著檔案卷宗的不斷增加，檔案室基礎條件的改善，為發(fā)揮檔案本身的作用提供了良好的基礎。從實際情況來看，檔案室應當具有如下功能：

　�。ㄒ唬┵Y料收集�；鶎訖n案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料，因此需要檔案人員具備全局意識，及時將所要收集的材料全部按時歸檔，并進行整理，以確保所搜集材料的全面性和完整性，避免相關材料的缺失。

　�。ǘ┬畔⒈４�。對所保存的檔案材料，基層檔案室應該在歸類整理基礎上，保證檔案信息的時效性，對關乎本單位發(fā)展大局的資料要進行重點保存和維護，以保證信息的完整和準確，為單位發(fā)展創(chuàng)造條件。

　�。ㄈ╅_發(fā)利用�；鶎訖n案的開發(fā)利用是一項長期艱苦的工作。要結(jié)合本單位工作實際，本著“以人為本”的理念，在做好基礎工作的前提下，努力挖掘本單位保存的.檔案的潛力，對已有的檔案進行開發(fā)，目的是要充分發(fā)揮出檔案本身作用，為本單位的各項事業(yè)發(fā)展服務。與此同時，對檔案中信息加以充分利用，為領導決策提供依據(jù)。

　　（四）檔案編研。長期以來，基層檔案室對自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒有得到有效發(fā)揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)，重視檔案編研工作。在檔案編研工作中，挖掘檔案本身價值。為更好的利用檔案的信息資源創(chuàng)造良好條件。

　　2、基層檔案室存在問題

　　基層檔案室的水平建設直接關系到資源利用以及檔案作用發(fā)揮，基層檔案室雖然長期存在但是多數(shù)基層單位檔案室投入不足，管理方式落后。檔案人員素質(zhì)不能適應檔案信息化建設與發(fā)展。基層檔案室管理人員的素質(zhì)與快速發(fā)展的高等職業(yè)技術教育不相適應，不僅制約了檔案信息化發(fā)展，同時成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。

　　（一）檔案意識不強，領導重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發(fā)展有些領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性。

　�。ǘn案室管理機制和設施不健全。各項管理制度落實不到位，管理設施不健全分管領導不過問，導致基層檔案室管理混亂。

　　（三）檔案管理人員更換頻繁，專業(yè)知識差。管理人員身兼眾職，沒有時間系統(tǒng)學習檔案業(yè)務知識，加之更換頻繁，許多檔案管理人員沒有長遠工作的思想，檔案知識貧乏管理水平跟不上。

　　3、基層檔案室發(fā)展方向

　　基層檔案長期是在一個較為封閉的系統(tǒng)內(nèi)運作的，缺乏自身活力，導致已有的資源、能量、以及自身發(fā)展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務能力的實踐探索，加強單位內(nèi)部文檔一體化管理，與信息化建設發(fā)展同步，加強基層檔案室的內(nèi)部文檔的一體化管理工作，更新檔案管理軟件，同時將文件的接收、管理環(huán)節(jié)，以及分類、鑒定、整理、歸檔、著錄、標引、檢索、調(diào)閱、登記、統(tǒng)計等全部文書管理與檔案管理環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理，并將在日常管理活動中生成的數(shù)據(jù)、文件表格、單據(jù)等均在計算機網(wǎng)絡上進行傳遞、交換、處理和管理，達到了電子檔案目錄、索引自動生成，并實現(xiàn)了及時歸檔。

　　（一）增強檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強檔案室工作的領導。領導把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規(guī)定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續(xù)要齊全。

　�。ǘ└路⻊沼^念。要改變“等人上門”的被動服務為主動服務，及時為單位各部門提供寶貴的信息資料。創(chuàng)建一個單位檔案室齊抓共管的良好氛圍，形成一個以檔案室為基地，以檔案員為紐帶，全員參與的檔案管理機制。強化服務能力，是做好基層檔案室工作的動力。基層檔案工作必須樹立服務意識，明確服務是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務為主線，一切檔案的保管保護都是為了利用服務。只有搞好服務，基層檔案工作才能創(chuàng)造更大發(fā)展空間。運用各種管理手段，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務能力，打造出具有較高水平的人才隊伍，為做好檔案管理工作奠定一個良好基礎，通過培養(yǎng)一流的管理人員建立一流的文檔信息資源，才能得到一流的文檔信息服務結(jié)果。同時，檔案管理者需堅定信念，始終明確目標，同？r要求檔案管理者強化責任感，有甘于奉獻，吃苦耐勞的精神，默默無聞，兢兢業(yè)業(yè)，才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發(fā)展空間。