文件管理制度

時間：2025-11-19 09:05:09 好文我要投稿

(優秀)文件管理制度15篇

　　在日新月異的現代社會中，越來越多地方需要用到制度，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。

(優秀)文件管理制度15篇

文件管理制度1

　　一、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

　　2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產文件檔案內容如下：

　　（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

　　（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

　　（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

　　（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　　（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

　　（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　　（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

　　（2）、應根據文件資料的.重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　　（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

　　（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　　（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

　　（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

文件管理制度2

　　為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規范》等有關規定，制定本規定。

　　一、歸檔范圍

　　1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;

　　(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;

　　(2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;

　　2.上級工委頒發的`文件材料;

　　3.典型材料、代表發言、簡報、會議記錄;

　　4.原始記錄;

　　5.公司工會的請示與上級工委的批復;

　　6.公司工會工作的總結、報告;

　　7.公司勞動模范、先進工作者等文件材料;

　　8.處理員工來信來訪的文件材料;

　　9.上級工委與公司工會簽署的目標考核責任書;

　　10.工會管理規章制度、實施計劃、調研、報告、總結;

　　二、歸檔時間

　　1.文書檔案每季度整理一次。

　　2.每年的2月底前，由工會專責整理后，移交公司檔案室。

　　3.實物檔案根據實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。

　　三、歸檔要求

　　1.歸檔文件材料應完整、準確、系統，手續完備。

　　2.各種公文歸檔時，底稿應簽發齊全，必須有相關公司領導簽字、文件編號及用印。

　　3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領導審改、閱批、簽發，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。

　　4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質應符合檔案保存要求。

　　5.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件等合并一件裝訂。

　　6.歸檔文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。

　　7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢后將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

　　8.有關歸檔文件材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁。

　　9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔。歸檔材料應使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

　　10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執行。

　　11.歸檔文件移交時，必須將對應的電子文件一同移交。

　　12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。

文件管理制度3

　　一、概述

　　在現代中小企業人力資源管理中,薪酬制度的設計被認為是一項最困難、最敏感、政策性最強的工作。眾多企業的實踐表面,員工薪酬制度的設計和管理是企業管理的重要內容,它對于保障員工的物質利益,激勵員工的工作熱情,促進企業發展和經營效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵、發展與留住人才的強有力的工具。

　　二、中小企業加強薪酬管理制度的重要性

　　中小企業是國民經濟的重要組成部分,是國民經濟健康、穩定發展的重要力量。但中小企業在發展過程也面臨著不少的問題,如招不到人、留不住人。其中一個重要原因是中小企業缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業沒有形成合理、規范的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動者主要的經濟收入來源，對于勞動者及其家庭的生活水平影響很大。一個國家勞動者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會和經濟發展的一個重要指標。一般情況下，各國的國民生產總值大約60%的部分體現為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標志之一，對于員工的態度和行為有著重要的影響。薪酬管理既是維持企業正常運轉的常規工作，又是推動企業戰略目標實現的強有力工具。薪酬的決策和管理對于企業員工隊伍建設、經營管理和保持競爭優勢等影響極大。

　　薪酬管理作為企業人力資源管理部門的重要職能和工作過程，通過服務于企業人力資源管理的總體發展戰略，根據企業不同時段的生產經營目標，設計制定一套適用的薪酬制度，采用有效的措施，協調薪酬不同要素之間的關系，通過薪酬制度的貫徹和落實，對調整企業內部勞動關系，維系和穩定員工隊伍，不斷地提高員工的專業素質，激發員工的工作主動性、積極性和創造性等發揮著重要的作用。

　　三、中小企業薪酬制度及管理的現狀及存在的問題

　　1.薪酬制度設計缺乏戰略思考

　　根據現代薪酬理念,薪酬制度是企業戰略決策的重要組成部分和實現企業目標的關鍵因素,因而薪酬制度的設計要與企業戰略規劃相匹配。然而長期以來,薪酬制度設計在中小企業內屬于較低層次的規劃,薪酬制度設計與企業的戰略規劃缺乏內在聯系。隨著企業的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業發展的瓶頸,但很多企業卻并沒有認識到這個問題,以為提高薪酬待遇就能解決問題,以至于在這方面花費了大量的人力和財力,占用了組織的大量資源,但卻對企業經營戰略目標的實現沒有起到太大的作用。因此，在進行具體的設計之前，要考慮如何使薪酬戰略有效地融入企業的整體戰略。但很多中小企業沒有從企業總體戰略的角度出發來設計薪酬管理系統，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒有關注什么樣的薪酬最有利于實現企業戰略、能夠最大限度地發揮員工的主動性和積極性。

　　2.薪酬的結構失衡

　　企業員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結構失衡主要有兩種體現:第一種是整體薪酬結構的失衡。比如在很多民營中小企業中,福利這一薪酬要素往往沒有引起足夠的重視。薪酬結構失衡會致使企業的薪酬制度在運行過程中缺乏足夠的靈活性,無法滿足多數員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長期激勵的組合效果產生影響。很多現代中小企業,將福利完全變成了保健因素,激勵效果很差。第二種是各類人員的薪酬單元組合比例失調,如固定工資比例過高,績效工資比例過低,容易導致薪酬的激勵作用無法有效發揮。

　　3.薪酬制度未考慮市場的競爭性

　　一個企業所支付的薪酬水平高低無疑會直接影響到企業在勞動力市場上獲取勞動力的能力強弱。一方面,由于多數民營企業受到發展規模的`限制,難以承受過高的人工成本,即便是面對企業所急需的人才,也無力支付較高的薪酬,造成民營企業整體薪酬水平大大低于市場水平;另一方面,在觀念上認為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵作用。這樣,企業在設計薪酬制度時使薪酬水準大大低于市場水準。此外,還沒有其它方面的激勵補償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的發展前途。它們導致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業的經濟效益和發展目標。薪酬調查是了解市場通行工資水平的手段。但很多中小企業只是粗略地考察市場總體薪酬水平。經營者對員工的薪酬水平依據個人的主觀判斷，經常隨意變動，甚至不按事先確定的薪酬水平發放，大大挫傷了員工的工作積極性。

　　4.薪酬制度中對內在薪酬不夠重視

　　內在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質和精神需要,相應的報酬方式也應該是物質和精神報酬結合。物質激勵的作用是滿足人類最基礎的需要,但層次也最低,物質激勵的作用是表面的,激勵深度有限,而精神需要是人類較高層次的需要,精神激勵是內在動力。因此,在生產力水平和員工素質日益提高的今天,薪酬制度的重心理應轉移到滿足較高層次需要的精神激勵上。

　　四、中小企業薪酬制度及管理的對策

　　1.制定戰略性薪酬制度

　　企業的戰略會隨著它服務市場的變化發生相應的調整。在制定戰略時,企業要考慮到自己的企業性質、發展方向、企業的優勢、劣勢、機會和威脅是什么,決定企業實現目標的關鍵因素是什么,繼而制定與企業戰略相適應的薪酬制度來推動戰略目標的實現。在不同的戰略階段,企業應該適時改變薪酬制度,使其不斷的適應企業的戰略發展,運用薪酬的激勵導向引導員工的行為與企業的目標和戰略一致,最終推動企業向前發展。引入工作評價環節首先，通過工作分析完善工作描述。中小企業一般缺乏專業化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過兩種方式來完成：一是向外部咨詢公司求助，目前我國已有不少咨詢公司，這些公司已積累了大量的經驗，可以幫助企業快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買職位說明書范例，從中提煉出有用的信息，再結合本企業的實際情況，完成工作分析。

　　2.設置以績效為導向的薪酬結構

　　企業薪酬結構的設計對企業員工的行為具有一定的導向作用,從而鼓勵員工產生企業需要的行為。薪酬具有保健和激勵兩大功能,剛性薪酬制會強化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵功能,鼓勵員工出工不出力行為。以市場調查為薪酬設計的主要環節薪酬調查是企業通過搜集信息來判斷其他企業所支付的薪酬狀況這樣一個系統過程，這種信息能夠向實施調查的企業提供市場上的各種相關企業向員工支付的薪酬水平和薪酬結構等方面的信息。這樣，實施調查的企業就可以根據調查結果來確定自己當前的薪酬水平相對于競爭對手在既定勞動力市場上的位置，從而根據自己的戰略調整自己的薪酬水平甚至薪酬結構。

　　3.設計具有競爭性的薪酬管理制度

　　具有市場競爭性的薪酬制度代表了和公司經營目標一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優秀的員工方面具有重要作用。中小企業可根據工作崗位、知識結構、工作能力和市場供求關系的差異分配有限人工成本,充分發揮其效益。對于高級管理人員、高級技術人員,市場需求大于供應的人員、企業急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場薪酬水平之上,并為他們提供個人發展、工作環境、便利的條件等非經濟性薪酬。對于一般崗位的人員,由于人數眾多,市場上的供應大于需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位于市場平均水平或以下,保證企業對貢獻大的人員能夠支付具有市場競爭力的薪酬水平。

　　4.重視非經濟性報酬對員工的作用

　　員工的態度和行為有助于企業發展。因而此時的薪酬戰略應考慮：需要如何做才能吸引和保留企業所需要的員工隊伍，通過什么樣的薪酬組合建立員工的責任感，傳達企業戰略。也就是說薪酬體系是實現企業發展戰略的重要杠桿，應思考怎樣以薪酬戰略去支撐企業發展戰略。

　　中小企業編制的職位說明書應明確職責和關鍵工作任務，但不需要非常完美。在描述任職者所應具備的任職資格時，要基于企業的實際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專畢業生，就不要設定為本科。同時要盡可能理清、規范工作流程。在此基礎上對各項工作所要求的知識和技能、工作的復雜程度等付薪要素進行測評，準確衡量各項工作的價值來確定付薪標準，以保證員工薪酬水平的內部公平性。

　　中小企業通過市場調查來確定具有競爭力的薪酬政策，但并不意味著企業一定要提供最高的薪酬來吸引人才。由于重要程度不同的職位，給企業帶來的效益是不一樣的，企業應合理分配有限的人工成本，充分發揮薪酬的激勵作用。對于重要的技術人員、管理人員，可以將薪酬水平定位于市場水平之上;對于一般工作崗位的人員，由于人數多，替代成本低，則薪酬水平可與市場平均水平相近或略低，以保證企業有能力支付給重要崗位人員具有市場競爭力的薪酬水平。

　　通過滿足員工的高層次需求來達到提供更大激勵的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵因素則是對員工的滿意產生影響的主要因素。只有足夠的激勵因素才能讓員工滿意，從而激勵績效的產生，激勵因素主要是一些內在報酬，包括成就、認可、晉升、工作責任等等。

　　使薪酬與績效有更緊密的聯系，企業績效評估具有影響企業組織的生產效率和競爭力，為人事決策提供指標，有助于員工管理等重要意義。它既是保障并促進企業內部管理機制有序運轉，實現企業各項經營管理目標的手段，又是促進員工個人發展的重要措施。使用透明薪酬制度，實際上是向員工傳達這樣一個信息：公司的薪酬制度，沒有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿意，可以提出意見。透明化實際上是建立在公平公正和公開的基礎上的。具體做法主要有：盡可能采用簡單的方法進行職務評價，使之容易理解;發布文件詳細向員工說明薪酬的制定過程;設立員工信箱，隨時解答員工在薪酬方面的疑問，處理員工投訴。

　　五、結語

　　企業競爭說到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經濟發展中肩負越來越重要使命的中小企業也是如此。引入薪酬管理制度的現代理念、方法和技術,構建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業由于歷史及現實的原因,在薪酬制度建設方面存在著尤為嚴重的問題,這些問題已經嚴重影響了企業的進一步發展。中小企業應努力建設完善的薪酬制度,從而使企業競爭實力得到進一步提高。

文件管理制度4

　　物業公司外來文件管理規程

　　1、目的

　　通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

　　2、適用范圍

　　分公司收到的上級公司或政府部門頒發的各類法律、法規、條例,須引用或參考的'標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　3、職責

　　3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性文件。

　　3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業規范、操作規程等技術性文件。

　　3、3物業部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業性文件。

　　3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規文件。

　　3、5分公司總經理負責批準外來文件在分公司的執行。

　　4、實施程序

　　4、1文件的識別

　　4、1、1根據文件的種類,分為國家法律法規文件、國家標準和行業規范、規程、標準等。

　　4、1、2相關部門分別負責將與分公司業務范圍有關的文件整理出行政性/技術性/行業性/法律法規外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發布日期。

　　4、2文件的轉換

　　行政性/技術性/行業性/法律法規文件目錄,分別由行政部、工程部、物業部和保安部經理簽署審核,由分公司總經理批準。

　　行政部負責把批準轉換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

　　4、3控制發放

　　行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發放、借閱和保管,做好發放和借閱登記。當外來文件發生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

　　5、相關文件和質量記錄表格

　　5、1《外來文件清單》

　　5、2《公文處理辦法》

　　5、3《文稿簽發單》

　　5、4《文件閱辦單》

　　5、5《發放文件登記表》

　　5、6《文件借閱登記表》

文件管理制度5

　　1目的

　　為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便于檢索、查找和及時更新，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　國家有關法律法規；

　　壓力管道元件制造相關安全技術規范；

　　壓力管道元件的型式與參數、設計、制造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業標準（含指導性技術條件）；

　　型式試驗報告、監督檢驗報告；

　　分供方產品質量證明文件、資格證明文件。

　　3控制內容

　　3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產品相關法律法規、安全技術規范、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

　　3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規、安全技術規范、國家標準和行業標準的發展動態；

　　3.1.2及時采用適合于本公司壓力管道元件產品的新的'法律法規、安全技術規范國家標準和行業標準，淘汰舊法律法規、安全技術規范、標準；

　　3.1.3經確認有效適用的法律法規、安全技術規范、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；

　　3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術規范、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規、安全技術規范、標準應加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規、安全技術規范、標準名稱，存檔妥善保管；

　　3.1.5產品圖紙、技術文件所采用的標準均須由技術負責人負責簽字確認；

　　3.2外來文件的保管、發放和借閱。

　　3.2.1外來文件統一由辦公室負責保管；

　　3.2.2外來文件的發放范圍由技術科長確認，質保工程師審批；

　　3.2.3外來文件發放的文本一律是復印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；

　　3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。

　　4本制度由辦公室負責實施。

文件管理制度6

　　物業公司文件檔案管理制度

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的'完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

文件管理制度7

　　文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

　　1、收發文件管理制度

　　1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

　　2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

　　3)外發文件的具體要求

　　公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

　　4)公司內發或傳閱文件的具體要求

　　(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

　　(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

　　(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

　　(4)項目發放施工隊的文件規定:

　　發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

　　2、竣工資料

　　1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

　　2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

　　3)竣工資料的整理應符合下列要求:

　　(1)工程技術檔案的.整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

　　(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

　　(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

　　(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

　　4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

　　3、文件、資料保密規定

　　1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

　　2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

　　3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;

文件管理制度8

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的`書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

文件管理制度9

　　(一) 質量文件包括各類文件、手冊、作業指導書,有關標準、規范、規程,試驗檢驗質量活動記錄等。

　　(二) 建立收發文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。

　　(三) 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。

　　(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統一歸檔上繳項目部。

　　(五) 及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。

　　(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。

　　(七) 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續,并造冊登記入檔。

文件管理制度10

　　第一章總則

　　第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。

　　第三條本制度適用于公司各部門。

　　第二章基本原則及管理范圍

　　第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

　　第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。

　　第三章管理機構及主要職責

　　第六條管理模式

　　公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。

　　第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。

　　一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;

　　二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。

　　第八條重要檔案基本管理要求

　　合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。

　　第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責

　　一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;

　　二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;

　　三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

　　四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;

　　五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。

　　第四章檔案的歸檔、立卷和移交

　　第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間

　　一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;

　　二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。

　　第十一條歸檔要求

　　一、歸檔專業技術要求

　　(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;

　　(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;

　　(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;

　　(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。

　　二、相關工作要求

　　(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

　　(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;

　　(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。

　　第十二條檔案立卷

　　一、立卷原則

　　綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

　　二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;

　　三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。

　　第十三條檔案移交

　　一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的`文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。

　　二、公司內部移交要求:

　　(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)

　　(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

　　三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。

　　四、電子檔案管理(略)

　　第五章檔案的利用

　　第十四條檔案借閱基本程序

　　僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)

　　第十五條檔案借閱事項規定

　　一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)

　　二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;

　　三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;

　　四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

　　五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;

　　六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;

　　七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;

　　八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;

　　九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;

　　十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;

　　十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。

　　第十六條檔案資料借閱規定

　　一、公司絕密類的檔案一律不得復制;

　　二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。

　　第十七條檔案密級確定與管理

　　公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

　　一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;

　　二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;

　　三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;

　　四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;

　　五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;

　　六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;

　　七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

　　(一)涉及公司商業機密;

　　(二)涉及公司專利或技術秘密;

　　(三)涉及公司員工個人隱私;

　　(四)檔案形成部門規定限制使用。

　　第十八條檔案統計

　　公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)

　　第六章檔案的保管和鑒定

　　第十九條檔案室設置及管理規定

　　一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;

　　二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;

　　三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;

　　四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時采取措施。

　　第二十條檔案鑒定與銷毀流程

　　檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。

　　一、檔案鑒定要求

　　(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑒定;

　　(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業意見;

　　(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

　　二、檔案銷毀規定

　　(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;

　　(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監銷人分別在銷毀清冊上簽字;

　　(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。

　　第二十一條檔案保管期限

　　檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。

　　第七章獎懲規定

　　第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。

　　第二十三條罰則

　　一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。

　　(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;

　　(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;

　　(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

　　(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;

　　(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;

　　(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。

　　二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。

　　第八章附則

　　第二十四條本制度自印發之日起執行。

　　附表:一、《檔案移交登記表》

　　二、《檔案查詢審批表》

　　三、《檔案借閱審批表》

　　四、《公司密級事項劃分表》

文件管理制度11

　　1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。

　　3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的'文件簽發單，并將文件按學校統一規定編號、登記，之后提交校長簽發。

　　4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。

　　5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。

　　6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，并作好相關的發送記錄，作為檔案保存。

　　7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。

　　8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

文件管理制度12

　　第一條為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據國家有關法律、法規和公司設備管理制度，制定本制度。

　　第二條本制度適用于公司設備的檔案管理。內容包括檔案管理的主要內容，檔案管理的要求等。

　　第三條各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內的.全部設備檔案。

　　第四條各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結合本單位實際進行補充和完善。

　　第五條各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內容應包括：

　　（一）設備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規格、技術參數、原值、制造廠家、安裝地點、投產日期、操作運行條件等)；

　　（二）設備檢驗總結報告；

　　（三）附屬設備明細表；

　　（四）重大缺陷記錄；

　　（五）安裝試車記錄；

　　（六）設備檢修記錄；

　　（七）主要配件更換記錄；

　　（八）設備運轉時間累計；

　　（九）設備技術改造和更新記錄；

　　（十）設備故障及事故記錄；

　　（十一）潤滑說明表；

　　（十二）設備腐蝕情況及防腐措施記錄；

　　（十三）設備狀態監測及故障診斷記錄；

　　（十四）其它需要建立歸檔的設備技術資料。

　　第六條設備技術檔案管理要求

　　（一）設備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；

　　（二）各單位對主要設備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；

　　（三）設備遷移，其檔案隨設備調出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；

　　（四）技術檔案應責成專人統一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。

文件管理制度13

　　為統一現場監理部技術資料的管理，提高工程資料管理水平，依據國家頒發的現行施工驗收規范及有關規范、標準，結合實際情況制定本辦法。

　　一、工程項目監理工作資料是監理單位在項目實施監理過程中直接形成的，它是具有保存價值的各種形式的原始記錄，不容虛假或丟失。

　　二、現場監理工作資料應設專人認真管理，其具體辦法如下：

　　1 收文

　　（1）凡收到的文件均需編號并登記記入收文本。

　　（2）凡由設計單位、施工單位、業主方的來函，收文分專業在函件的'右上角編號。如：土施—003、電施——008、機施—019等。

　　（3）凡由上級單位、設計單位、業主方來的文件，沒有明確專業界限的，在函件的右上角編號。如：監（一）、監（八）等。

　　（4）由設計單位發出的修改通知單及由施工單位發出的材質與產品檢驗單、施工試驗報告單、施工記錄、工程質量檢驗評定、竣工驗收資料、洽商記錄等均要求一式二份，以便工程施工完畢后，一份交業主，一份整理歸檔。

　　2 發文

　　（1）凡由監理工程師發出的文件均需編號、登記，并記入發文本。

　　（2）發往施工單位、業主方等的文件按專業編號。如監土—001、監電—006等。

　　（3）發往上級單位、設計單位的文件，沒有明確專業界限的，編號如監（一）、監（八）等。

　　3 收、發文手續

　　（1）收發文本統一設置，按收、發文日期順序登記填寫。

　　（2）收發文必須有簽字手續。收文由收件人及保管人簽字，發文由發文單位的有關人員簽字。

　　三、現場監理工作資料應按分項認真整理，整理好的監理工作資料應及時存檔，存檔的主要監理資料有：

　　（1）監理委托合同、承（發）包合同及其他有關合同、協議。

　　（2）監理工作大綱及監理規劃、細則。

　　（3）監理工作的往來報表及審核簽認文件。

　　（4）監理工作日志。

　　（5）監理月報、工作匯報。

　　（6）會議紀要。

　　（7）監理工作總結。

　　（8）其他有關文件資料。

　　四、現場監理工作資料的整理及移交

　　（1）監理工作資料應按單位工程和施工的時間先后順序整理、分類立卷裝訂，每頁均要有編號，每卷均要有目錄。

　　（2）每個單位工程的監理資料封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、設計單位、總承包單位及分包單位、建設日期、完成日期和總監理工程師審核簽字。

　　（3）工程項目（合同）完成后，在總監理工程師指導下，現場資料管理員應及時分項整理、裝訂，并按規定向建設單位辦理移交手續和向公司檔案管理員提供工程歸檔資料。此項工作必須在工程項目（合同）完成三個月內完成。

文件管理制度14

　　1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。

　　2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。

　　3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。

　　4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。

　　5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的'完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。

　　6、根據檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。

　　7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。

　　8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。

　　9、機動車維修檔案保存期兩年。

文件管理制度15

　　（一）總則

　　第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2、黨委、廠部下發文件主要用於：

　　（1）公布全廠規章制度；

　　（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　（4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發布有關獎懲決定和通報；

　　（6）其他有關全廠的重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發文主要用於：

　　（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。

　　（四）發文程式與要求

　　第十條發文程式規定：

　　1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　10、經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的。立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的`批復；

　　（2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

　　（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　　（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

　　（9）工廠日志和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷毀

　　第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

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