禮儀修養(yǎng)之會(huì)議禮儀
會(huì)議禮儀
會(huì)議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對(duì)某些專門問題進(jìn)行研究、討論，有時(shí)還需作出決定的一種社會(huì)活動(dòng)的形式。在處理日常性行政事務(wù)時(shí)，各級(jí)政府部門往往召開各種會(huì)議。
不論是召集、組織會(huì)議，還是參加會(huì)議，為會(huì)議服務(wù)，基層公務(wù)員都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類與會(huì)議相關(guān)的守則、規(guī)矩，就包括會(huì)議禮儀。會(huì)議禮儀的關(guān)鍵性內(nèi)容有會(huì)務(wù)性工作、會(huì)場的排座、會(huì)風(fēng)的端正等三項(xiàng)。
一、會(huì)務(wù)性工作
但凡正規(guī)的會(huì)議，均須進(jìn)行縝密而細(xì)致的組織工作。具體而言，會(huì)議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時(shí)與進(jìn)行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱為會(huì)務(wù)工作。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作的基層公務(wù)員，在其具體工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，作好準(zhǔn)備。
（一）會(huì)議之前
在會(huì)議的種種組織工作中，以會(huì)前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。
1.會(huì)議的籌備。舉行任何會(huì)議，皆須先行確定其主題（包括會(huì)議名稱）。這是會(huì)前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的工作人員，則應(yīng)圍繞會(huì)議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到人。
2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會(huì)議均應(yīng)提前向與會(huì)者下發(fā)會(huì)議通知。它是指由會(huì)議的主辦單位發(fā)給所有與會(huì)單位或全體與會(huì)者的書面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請(qǐng)函件�；鶎庸珓�(wù)員在這方面主要應(yīng)做好兩件事。
其一，擬好通知。會(huì)議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會(huì)期、出席對(duì)象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會(huì)要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。
其二，及時(shí)送達(dá)。下發(fā)會(huì)議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá)，不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會(huì)議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件，主要有會(huì)議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會(huì)決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會(huì)者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。
4.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作時(shí)，往往有必要對(duì)一些會(huì)議所涉及的具體細(xì)節(jié)問題，做好充分的準(zhǔn)備工作。
其一，做好會(huì)場的布置。對(duì)于會(huì)議舉行的場地要有所選擇，對(duì)于會(huì)場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對(duì)于開會(huì)時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體設(shè)備等，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。
其二，根據(jù)會(huì)議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。
其三，會(huì)議用品的采辦。有時(shí)，一些會(huì)議用品，如紙張、本冊(cè)、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補(bǔ)充、采購。
（二）會(huì)議期間
負(fù)責(zé)會(huì)議具體工作的基層公務(wù)員，一絲不茍地做好下列工作。
1.例行服務(wù)。會(huì)議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會(huì)場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺(tái)同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對(duì)于與會(huì)者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。
2.會(huì)議簽到。為掌握到會(huì)人數(shù)，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，凡大型會(huì)議或重要會(huì)議，通常要求與會(huì)者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會(huì)議簽到的通行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。
3.餐飲安排。舉行較長時(shí)間的會(huì)議，一般會(huì)為與會(huì)者安排會(huì)間的工作餐。與此同時(shí)，還應(yīng)為與會(huì)者提供衛(wèi)生可口的飲料。會(huì)上所提供的飲料，最好便于與會(huì)者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對(duì)方。如果必要，還應(yīng)為外來的與會(huì)者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會(huì)議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。
負(fù)責(zé)手寫筆記會(huì)議記錄時(shí)，對(duì)會(huì)議名稱、出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.編寫簡報(bào)。有些重要會(huì)議，往往在會(huì)議期間要編寫會(huì)議簡報(bào)。編寫會(huì)議簡報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡。快，是要求其講究時(shí)效；準(zhǔn)，是要求其準(zhǔn)確無誤；簡，則是要求文字精煉。
（三）會(huì)議之后
會(huì)議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：
1.形成文件。這些文件包括會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會(huì)議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)對(duì)與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會(huì)議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會(huì)議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來的與會(huì)者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動(dòng)為對(duì)方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對(duì)方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會(huì)者或與會(huì)的特殊人士離開本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。
二、會(huì)場的排座
舉行正式會(huì)議時(shí)，通常應(yīng)事先排定與會(huì)者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會(huì)議，它的座次排定往往就越受到社會(huì)各界的`關(guān)注。對(duì)有關(guān)會(huì)場排座的禮儀規(guī)范，基層公務(wù)員不但需要有所了解，而且必須認(rèn)真遵守。在實(shí)際操辦會(huì)議時(shí)，由于會(huì)議的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
（一）小型會(huì)議
小型會(huì)議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會(huì)議。它的主要特征，是全體與會(huì)者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺(tái)。小型會(huì)議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會(huì)者完全自由地選擇座位就座。
2.面門設(shè)座。它一般以面對(duì)會(huì)議室正門之位為會(huì)議主席之座。其他的與會(huì)者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座
3.依景設(shè)座。所謂依景設(shè)座，是指會(huì)議主席的具體位置，不必面對(duì)會(huì)議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺(tái)等。其他與會(huì)者的排座，則略同于前者。
（二）大型會(huì)議
大型會(huì)議，一般是指與會(huì)者眾多、規(guī)模較大的會(huì)議。它的最大特點(diǎn)，是會(huì)場上應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與群眾席。前者必須認(rèn)真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席臺(tái)排座。大型會(huì)場的主席臺(tái)，一般應(yīng)面對(duì)會(huì)場主入口。在主席臺(tái)上的就座之人，通常應(yīng)當(dāng)與在群眾席上的就座之人呈面對(duì)面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽。
主席臺(tái)排座，具體又可分作主席團(tuán)排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個(gè)不同方面的問題。
其一，主席團(tuán)排座。主席團(tuán)，在此是指在主席臺(tái)上正式就座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講，主席團(tuán)的排座又有單
其二，主持人座席。會(huì)議主持人，又稱大會(huì)主席。其具體位置之所在有三種方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式會(huì)議上，發(fā)言者發(fā)言時(shí)不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有二：一是主席團(tuán)的正前方（見圖十九），二是主席臺(tái)的右前方（見圖二十）。
2.群眾席排座。在大型會(huì)議上，主席臺(tái)之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。
其一，自由式擇座。即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。
其二，按單位就座。它指的是與會(huì)者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會(huì)單位、部門的漢字筆劃的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時(shí)約定俗成序列。按單位就座時(shí)，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。
在同一樓層排座時(shí)，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排，二是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。
三、會(huì)風(fēng)的端正
端正會(huì)風(fēng)，基層公務(wù)員也應(yīng)盡到自己的責(zé)任。
（一）改進(jìn)會(huì)風(fēng)
端正會(huì)風(fēng)，一般應(yīng)從改進(jìn)會(huì)風(fēng)做起。
1.反對(duì)形式主義。開會(huì)絕不能搞形式主義，不能將會(huì)議的大小、次數(shù)的多少等同于自己的政績。要提倡少開會(huì)、開小會(huì)，不開可有可無的會(huì)。
2.嚴(yán)格控制會(huì)議。從根本上來講，應(yīng)在總體上改進(jìn)會(huì)議形式、提高會(huì)議質(zhì)量的同時(shí)，從總量上對(duì)會(huì)議加以嚴(yán)格而具體的控制。標(biāo)準(zhǔn)要清，執(zhí)行要嚴(yán)，檢查要細(xì)，處罰要重，重在形成制度。
3.禁止鋪張浪費(fèi)。對(duì)于開會(huì)講排場、鋪張浪費(fèi)、假公濟(jì)私者，尤其是借開會(huì)之機(jī)大吃大喝、濫發(fā)禮品、公費(fèi)旅游者，則應(yīng)依照黨紀(jì)、政紀(jì)乃至法律，從嚴(yán)查處。
（二）提高效率
提高會(huì)議效率，意即召開會(huì)議時(shí)，應(yīng)努力節(jié)省時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，并力爭取得較為圓滿的成果。一般認(rèn)為，提高會(huì)議效率的行之有效的辦法有四條：
1.集中主題。一次會(huì)議，最好選定一個(gè)單一而明確的主題。萬一有必要同時(shí)安排多項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)力求有主有次，主題鮮明。
2.改進(jìn)形式。允許開會(huì)的具體形式靈活多樣，重在看其有無收效，能否解決問題。提倡利用電視、電話、廣播、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化媒體舉行會(huì)議。
3.壓縮內(nèi)容。應(yīng)刪除一切可有可無的會(huì)議內(nèi)容。一般性質(zhì)的內(nèi)容，可采用書面材料。盡量避免領(lǐng)導(dǎo)人“陪會(huì)”。
4.限定時(shí)間。對(duì)于會(huì)議的起止時(shí)間、休息時(shí)間、發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間，應(yīng)有明確規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。力戒拖沓。
（三）嚴(yán)守會(huì)紀(jì)
出席會(huì)議時(shí)，每一位基層公務(wù)員均應(yīng)嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，以“從我做起”來切實(shí)端正會(huì)風(fēng)。
1.遵守時(shí)間。參加會(huì)議時(shí)，一定要嚴(yán)格地、自覺地遵守有關(guān)會(huì)議時(shí)間的具體規(guī)定。
其一，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不得無故遲到、缺席。
其二，正點(diǎn)開會(huì)。規(guī)定的開會(huì)時(shí)間一到，即應(yīng)準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì)。
其三，限時(shí)發(fā)言。不僅要限定發(fā)言人數(shù)，還應(yīng)規(guī)定其所用時(shí)間的長短。
其四，到點(diǎn)散會(huì)。規(guī)定的會(huì)議結(jié)束時(shí)間一到，如沒有特殊原因，即應(yīng)宣布散會(huì)。
2.維持秩序。在會(huì)議舉行期間，基層公務(wù)員應(yīng)自覺地維護(hù)會(huì)場的正常秩序，確保其順利進(jìn)行。
其一，各就各位。出席正式會(huì)議時(shí)，應(yīng)在指定之處就座。未獲許可時(shí)，不要自由擇座，爭座搶座；不得東游西逛，中途退場。
其二，保持安靜。會(huì)場的安靜，是會(huì)議順利進(jìn)行的基本條件。除正常的鼓掌發(fā)言外，嚴(yán)禁出現(xiàn)任何噪音。
其三，遵守規(guī)定。對(duì)有關(guān)禁止錄音、錄像、拍照、吸煙以及使用移動(dòng)電話等會(huì)議的具體規(guī)定，應(yīng)認(rèn)真予以遵守。
3.專心聽講。參加會(huì)議時(shí)，基層公務(wù)員應(yīng)認(rèn)真而專注地聽取一切發(fā)言。
其一，一心一意。當(dāng)他人發(fā)言時(shí)，不允許心不在焉，更不得公然忙于他事。
其二，支持他人。當(dāng)自己聽取他人發(fā)言時(shí)，除適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行筆記外，應(yīng)注視對(duì)方，并在必要時(shí)以點(diǎn)頭、微笑或掌聲表達(dá)對(duì)對(duì)方的支持之意。
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